【新入社員向け】失敗例から考えるメールを送る際の注意事項3点

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昨日の新入社員向けの記事を書いていたら、
もう一つ記事に出来そうなことを思いついたので書いきます。
今回はズバリ!メールでの注意事項になります!
最近はビジネスツールとしてGmailを使うのも一般的ですし、1番使用頻度が高いんじゃないでしょうか。

その中でも特に注意した方が良いと思われる項目を下記の3点上げてみました。
・添付ファイルの取り扱い
・個人情報は慎重に取り扱う
・電話帳の登録名は必ず「会社名+指名+さん」で登録する
新入社員に限らず必ずどれか1つはやっちゃって、アワアワした経験あると思います。

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添付ファイルの取り扱い

メールにExcelなりPowerPointなりのファイルを添付する機会ありますよね。
その場合、特に気をつけなければいけないことが2点あります。
・添付ファイルのサイズは2MB以下に設定する
・添付ファイルのパスワードの設定と相手への伝え方

添付ファイルのサイズは2MB以下に設定する

まず添付資料のサイズを確認しましょう。
例えばGmailは最大25MBまで添付ファイルを送信可能です。

ぐへへへ・・・じゃあ、この最大25MBのファイルを送ってやんよー!

結論から言います。
相手の迷惑になるので、絶対に止めましょう。

確かに送り先もGmailを使用していれば受信することも可能ですし、
他のプロパイダー(KAGOYAやX-SERVER)と契約していた場合、100MBまで受信することは可能です。
まずメールの送り先が企業の方の場合、
各個人に割り当てられているメールボックスのサイズが決められています。
企業の中での社員ごとにメールボックスは平均される為、大きいサイズは確保されていないと思います。

例えるならば“メールボックス”というのは、
コップやドラム缶の容器を想像すると分かりやすいです

どちらも水を入れられる許容量は決められていますよね。
その許容量以上に水を入れることはできません。
その許容量以上に水を入れてしまうとあふれてしまい、こぼれてしまいます。

これはメールボックスも同様です。
既に送り先のメールボックスにあなた以外の得意先からのメールをたくさん受信しています。
1通の添付のないメールはサイズも微々たるものでしれています。恐らく1〜3K程度。

そこにあなたの25MBもするメールを受信してしまうと、
一気にメールボックスの容量を消費してしまうのです。
下手すると相手のメールボックスの許容量を超えてしまうかもしれません。

Q.許容量が超えたらどうなるの?
A.単純な話です。メールを削除しない限りそれ以上メールの受信ができなくなります。

その他にも悪意のあるウイルスを添付したメールでの攻撃も十分に考えられる為、
対策として添付ファイルのチェックをするセキュリティソフトを導入している企業も多いです。
そこでフィルターで弾かれてしまい、受信すらされていない状態も考えられます。

具体的に〇MBまでオッケーというのは明確には決められていません。
この辺は感覚で覚えていくしかないのですが、個人的には2MBぐらいがボーダーラインかと思っています。

添付ファイルのパスワードの設定と相手への伝え方

メールにファイルを添付する前に必ずやっておくべきことがあります。
必ず添付ファイルにはパスワードを設定しましょう。

送り先を間違えてしまった場合やメールを盗聴される可能性があった場合、
意図せぬ相手に添付ファイルを見られてしまうというリスクを避けられます。
特に新入社員の頃は送信先の間違いなどやってしまいがちな失敗例の1つです。
やってしまいがち失敗な割にはリスクが大きいので、泣きを見る前に必ずパスワードは設定しときましょう。
石橋を叩いて渡るってやつですね。

さてパスワードを設定したファイルを添付したし、
宛先も確認したし、本文に添付ファイルを開く際のパスワードも記載したし、そーれ送信だ!

・・・・・ってちょっとマッターホルン!!

昭和のおっさんみたいなギャグツッコミで恐縮です。
(事実、昭和のおっさんです)

添付ファイルのメールの本文にパスワードは絶対に書いてはいけません!

先程の理由と重複しますが宛先を誤送信した場合、そのまんまファイルを開かれて見ることが可能です。
メールが盗聴されていた可能性を考えて、必ず別のメールでパスワードを送りましょう。

つまりこんな感じです。
1通目:添付ファイルのメール送信 ※パスワードは絶対に書かない
2通目:通常のメールに1通目の添付ファイルのパスワードを記載

面倒くさいんですけどね、それでも上記のリスク管理はとても大事で、
もし重要なファイル(資料)が漏えいしてしまっては目も当てられません。始末書を書くことになります。

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個人情報は慎重に取り扱う

これも添付ファイルと重複する内容ではあります。

個人情報を含まれる、また含まれる可能性があると思われる場合は必ず送信する前に、上司に確認しましょう。
メールはえいやっさ!と簡単に送れてしまう分、リスクがとんでもなく大きいのです。
特に個人情報の取り扱いにはガチのマジで神経質に取り掛からないと、本当に痛い目をみますよ。
下手すると誤送信で新聞やニュースサイトにも載ってしまうほどの、取り扱い注意の爆弾なのです。

そもそも個人情報とはどういったモノを指すの

個人情報とは、任意の一人の個人に関する情報であり、かつその情報に含まれる記述等によって特定の個人を識別できるものを指す。
引用:https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%80%8B%E4%BA%BA%E6%83%85%E5%A0%B1

具体的には下記が個人情報に当ります。
・本人の氏名
・生年月日と連絡先(住所・電話番号・メールアドレス)と本人の氏名を組み合わせた情報
・会社における職位や所属情報と本人の氏名を組み合わせた情報
・防犯カメラに映った情報が本人と判別できる映像

上記の情報が含まれているファイルをメールでやり取りする時は、必ず確認しましょう。
本当にメールでやりとりしなければいけないのか?
パスワードを設定した個人情報が含まれたファイルのやりとりで問題ないのか?
自分の身を守る為にも、慎重に取り扱うべき項目と言っても過言ではありません。

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電話帳の登録名は必ず「会社名+氏名+さん」で登録する

これどうしてか分かりますか?
前の会社で実際にあった例を出しますね。
※名前は適当に付けたものです、何も意図していませんw

新入社員の田中美穂(仮名)さんと新入社員の服部啓二(仮名)くんは同期入社でとても仲良しです。
仲良しなので電話帳にも田中美保さんは服部啓二くんを「けーくん」と登録していました。
仲良しなので電話帳にも服部啓二くんは田中美保さんを「美穂っち」と登録していました。
2人は同期なので仕事上のメールを転送してアドバイスをしてもらったりしていました。

ここまでは何の問題もありません。
ある時、朝の全体朝礼にて取締役からこんなことを言われてしまいます。

「いくら仲良いとはいえ、電話帳の名前をあだ名を登録されている方が散見されます。
電話帳に登録する時は会社名+氏名+さんで統一してください!」

バ レ テ ー ラ w

では何故バレテーラなのか?簡単です。
田中さんだろうが服部君だろうが、どちらも2人の間だけでメールを完結をしている訳ではないからです。
必ず上司なり他部署の人間をCCに入れてメールを送っているのです。
その宛先に含まれている人間がメールを受信した際、
田中美保さんは「美穂っち」、服部啓二くんは「けーくん」と表示されているわけです。

こ れ は 恥 ず か し い

これはまだ社内だけの問題で済んだから良かったものの、
取引先の方にメールを送っていたら恥ずかしいだけの問題ではすいません。
「え?何この会社・・・電話帳にあだ名で登録してるの?常識疑うわ」となります。

社会人になってこのレベルで注意されるのは、なかなか恥ずかしいことです。
その為、「会社名+氏名+さん」が無難です。
+のところは半角スペースに置き換えるとより現実的です。

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まとめ

長々と書いてきましたが、超簡単に要点をまとめてみました。

おさらい!

・添付ファイルのサイズは2MBまで

・添付ファイルはパスワードを設定する

・添付ファイルのメール」と「パスワードのメール」は別々に送る

・個人情報の取り扱いには十分、注意し確認する

・電話帳にはあだ名で登録せず、会社名+氏名+さんで登録する

こんな感じですね。
私も添付ファイルのサイズに関しては未だに「これくらいなら大丈夫やろ」と思いつつ、
チキンレースのような感覚で送る節があります。
また個人情報の漏洩とか重大な失敗はありませんが、
誤字脱字は未だにやってしまうのでメール送信前に確認する癖も必要になってきます。

案外、こういった暗黙の了解というかローカルルールは、
現場によって知っていたり、そのまま知らずに働いていることもあると思います。

知ってて損はないと思うので、気を付けてもらえると幸いです。

ではでは、ばいきゅ!

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